Manual para equipas de nutrição

Como funciona uma equipa

Na beryvo, cada nutricionista tem a sua conta: entra com o seu email, tem a sua agenda, os seus pacientes, o seu horário, os seus tipos de consulta e a sua página de marcação. Uma equipa junta as contas da mesma clínica, sem as misturar.

Com a equipa criada, a clínica ganha três coisas:

• Uma administração, que vê num só sítio as nutricionistas, a lista de pacientes de todas e a agenda da semana de toda a clínica.
• Transferência de pacientes: um paciente passa de uma nutricionista para outra com a ficha inteira, sem perder histórico.
• Um só plano para a clínica, em vez de um plano por nutricionista, que acompanha o número de pacientes ativos da equipa.

Quem vê o quê

A administração vê o conjunto, mas não entra nas fichas das colegas. Os dados clínicos de um paciente só são vistos pela nutricionista que o acompanha.

Dica: Não confunda a equipa de nutricionistas com a equipa de apoio. A equipa de apoio são as pessoas que ajudam na agenda dentro da conta de uma nutricionista (ver Equipa de apoio).

Pôr a equipa a funcionar

São seis passos. Os três primeiros fazem-se em poucos minutos; os pacientes podem vir depois, ao ritmo de cada uma.

1. Cada nutricionista cria a sua conta

Cada nutricionista recebe um email da beryvo com um link para criar a conta e escolher a password. O link é pessoal e vale 72 horas: se expirar, peça outro para [email protected]. A conta já vem com um paciente de exemplo, para ver tudo a funcionar antes de pôr lá os seus.

Depois de entrar, vale a pena cada uma tratar do essencial em Definições: o horário de trabalho, os tipos de consulta e os preços. Está tudo explicado no Manual da beryvo.

Dica: A beryvo funciona no computador e no telemóvel. No telemóvel, abra beryvo.com no browser, entre na conta e escolha «Adicionar ao ecrã principal»: fica com o ícone ao lado das outras apps.

2. Uma pessoa cria a equipa

1. Quem vai administrar abre Definições › Equipa e, no cartão Equipa de nutricionistas, carrega em Criar equipa.
2. Dá à equipa o nome da clínica. Fica na administração.

3. Convidar as colegas

1. No mesmo cartão, a administração carrega em Convidar nutricionista e escreve o email com que a colega entra na beryvo. Tem de ser exatamente o mesmo email da conta dela.
2. A colega recebe um email e um aviso na app.
3. A colega abre Definições › Equipa, na conta dela, e carrega em Aceitar. Antes de confirmar, vê o que a administração passa a poder ver.

Se a colega ainda não tem conta, o convite fica à espera até ela a criar com esse email. Enquanto não aceita, aparece na lista com a etiqueta «Convite enviado», e a administração pode cancelá-lo.

4. A beryvo ativa o plano para equipas

Quando a equipa estiver criada, avise-nos: ativamos o plano para equipas do nosso lado. A partir daí todas as contas ficam cobertas pelo plano da clínica e recebem um aviso na app. Como funciona o plano está explicado em O plano para equipas.

5. Trazer os pacientes

Cada nutricionista traz os seus pacientes para a sua conta. Em Pacientes › Importar carrega um ficheiro CSV ou Excel, diz que coluna corresponde a quê (nome, email, telefone, data de nascimento) e vê o resultado antes de gravar. Da mesma forma pode importar o histórico de avaliações (peso, perímetros, massa gorda).

• Se a clínica tem uma só lista com todos os pacientes, separe-a por nutricionista antes de importar: fica um ficheiro para cada conta.
• Um paciente importado não conta para o plano enquanto não tiver consulta, plano alimentar ou atividade. Pode trazer a lista completa sem aumentar o valor do mês.
• Se um paciente ficar na conta errada, transfere-se depois, com dois toques.

6. Dar a app aos pacientes

A app do paciente é gratuita e é igual para toda a clínica. Na ficha do paciente, no separador Portal, envie-lhe um email com o link para criar a password, ou gere uma password temporária. O paciente vê o plano alimentar, regista o diário, fala com a nutricionista e marca consultas.

A página Equipa

Com a equipa criada, aparece Equipa no menu (no telemóvel, em Mais). Para a administração tem quatro separadores.

Resumo

O plano da clínica e as contas da equipa: quantos pacientes tem cada nutricionista, quantos contam para o plano e quantas consultas tem nos próximos 7 dias. Tocar no número de pacientes de uma colega abre a lista só com os dela.

Pacientes

Todos os pacientes da clínica numa lista: o nome, com quem está, a última consulta e a próxima. Pode procurar pelo nome e filtrar por nutricionista. É daqui que a administração transfere pacientes.

Agenda

As consultas de todas as nutricionistas, semana a semana, com uma cor por pessoa. Mostra a hora, o paciente, o tipo de consulta e o estado (agendada, realizada, faltou, cancelada). É só para consulta: cada nutricionista continua a gerir a sua agenda na página Agenda.

Transferências

O registo de todas as transferências: que paciente, de quem para quem, quando, quem a fez e a nota que deixou.

Para quem não está na administração

As outras nutricionistas também têm a página Equipa, mais simples: veem quem faz parte da equipa e as transferências em que estiveram envolvidas. Não veem os pacientes nem a agenda das colegas.

Transferir pacientes

Há duas formas de transferir, conforme quem o faz:

• A administração transfere qualquer paciente da equipa: em Equipa › Pacientes, carrega em Transferir na linha do paciente.
• Cada nutricionista pode passar um paciente seu a uma colega: abre a ficha do paciente e carrega em Transferir.

1. Escolha quem passa a acompanhar o paciente.
2. Se quiser, escreva uma nota. Fica no registo da transferência.
3. Carregue em Transferir. É imediato.

O que passa com o paciente

A ficha inteira: consultas (com as notas e os resumos), planos alimentares, medições e cálculos, diário alimentar, documentos e análises, mensagens, objetivos, hábitos e pagamentos. Quem recebe o paciente fica a vê-lo como se tivesse sido sempre seu, e a ficha indica de quem veio e em que data.

Consultas já marcadas

As consultas por acontecer passam para a agenda de quem recebe. O tipo de consulta e o local ficam os dela, se tiver algum com o mesmo nome. Se uma dessas consultas coincidir com outra que ela já tem, a transferência não avança e diz qual é a consulta: remarque ou cancele primeiro, e volte a transferir.

As consultas online ganham um link novo do Google Meet, criado na conta de quem recebe (se ela tiver o Google ligado). O link antigo deixa de valer.

O que não passa

• A comunidade: o paciente sai da comunidade da nutricionista antiga. O que lá escreveu fica. Para entrar na da nova, é como qualquer outro paciente dela.
• As receitas partilhadas: o paciente continua a ver as receitas que a nutricionista antiga lhe partilhou, mas elas continuam a ser dela.

E o paciente?

Não tem de fazer nada. Continua a usar a app com a mesma conta e a mesma password, com o plano, o diário e o histórico no sítio. Recebe um aviso na app a dizer quem passa a acompanhá-lo. Recomendamos que a clínica o avise também, antes de transferir.

Quem transfere

Deixa de ver a ficha no momento da transferência. Fica só com a linha no registo de transferências (o nome do paciente, para quem foi e quando).

Dica: Quando uma nutricionista sai da clínica, transfira os pacientes dela antes de a remover da equipa. Depois de sair, cada conta fica com os pacientes que tem nesse momento.

O plano para equipas

Em vez de um plano por nutricionista, a clínica tem um só. Existe em duas versões: Essencial (sem inteligência artificial) e Com IA (com resumos de consulta, leitura de análises, sugestão de planos e calorias por fotografia).

• Preço base por mês, que inclui 200 pacientes ativos.
• Um valor por cada paciente ativo acima dos 200, somando todas as contas da equipa.
• O primeiro mês é grátis, para testar e pôr a equipa a funcionar.
• Sem custo por conta: a equipa pode ter as nutricionistas que precisar.
• Sem fidelização.

Os valores da sua clínica estão na proposta que recebeu e aparecem sempre na página Equipa.

Como se conta o mês

O plano conta por meses de calendário: abre no dia 1 e fecha no último dia. O valor do mês usa o dia em que a equipa teve mais pacientes ativos. No dia seguinte ao fim do mês a conta fecha, a administração é avisada na app e o valor já não muda. A fatura desse mês segue depois, por email.

Um exemplo: com 200 pacientes incluídos e um pico de 260 pacientes ativos em novembro, paga a base mais 60 pacientes. Se em dezembro o pico for de 190, paga só a base.

Que pacientes contam

Um paciente conta como ativo quando acontece pelo menos uma destas coisas:

• teve uma consulta realizada nos últimos 90 dias;
• tem uma consulta marcada;
• tem um plano alimentar publicado;
• usou a app nos últimos 90 dias;
• a ficha teve atividade nos últimos 90 dias (foi criada à mão, editada ou exportada).

Não contam:

• os pacientes arquivados;
• o paciente de exemplo de cada conta;
• os pacientes importados que ainda não têm consulta, plano nem atividade;
• um paciente só por ter sido transferido de uma colega para outra.

Cada paciente conta uma vez, esteja com quem estiver.

Onde ver os números

• A administração, em Equipa › Resumo: os pacientes ativos de hoje, o pico do mês, quantos estão acima dos 200, a estimativa do valor e os meses anteriores, com a indicação de pago ou por pagar.
• Cada nutricionista, em Definições › Utilização: os seus pacientes ativos. Em Ver quais pacientes contam aparece a lista, com o motivo de cada um e o botão para arquivar.

Manter o número certo

A forma de um paciente deixar de contar é arquivá-lo. Um paciente com um plano alimentar publicado continua a contar enquanto não for arquivado, mesmo que já não venha às consultas. Para arquivar, use o botão na lista de pacientes ou «Arquivar paciente» no fim do separador Geral da ficha. O histórico fica todo guardado e o paciente pode voltar a ser reativado.

Dica: Vale a pena cada nutricionista rever a sua lista uma vez por mês, em Definições › Utilização. Como o valor usa o pico do mês, arquivar hoje reduz a conta a partir do mês seguinte.

O que muda nas contas

• Deixa de haver limite de pacientes por conta: o que conta é o total da equipa.
• No plano Com IA, a utilização de inteligência artificial é comum a todas as contas e cresce com o número de pacientes ativos da equipa. Volta ao início no dia 1 de cada mês.
• Quem entra na equipa passa logo para o plano da clínica. Se tinha uma subscrição própria, deve cancelá-la em Definições › O seu plano antes de aceitar o convite, para não pagar duas vezes.
• Quem sai da equipa fica com 7 dias para escolher um plano próprio.

Equipa de apoio

Cada nutricionista pode ter até 2 pessoas a ajudar na sua agenda, sem custo extra. Convida-as em Definições › Equipa, no cartão Equipa de apoio, com o nome e o email. A pessoa recebe um link para criar a sua conta, com password própria.

Um membro da equipa de apoio marca e remarca consultas, responde aos pedidos de marcação e vê o telefone e o email dos pacientes. Se a nutricionista o permitir, prepara planos alimentares e receitas e regista pagamentos. Nunca vê fichas clínicas, avaliações, diário, mensagens nem documentos.

Cada conta de apoio fica ligada a uma só nutricionista. Se a mesma pessoa apoia várias nutricionistas da clínica, precisa de uma conta de apoio em cada uma, com um email diferente.

Gerir a equipa

Tudo isto se faz em Definições › Equipa, no cartão Equipa de nutricionistas.

• Mais de uma pessoa na administração: na linha da colega, carregue em Pôr na administração. Para retirar, Retirar da administração. A equipa tem de ter sempre pelo menos uma pessoa na administração.
• Mudar o nome da equipa: o lápis ao lado do nome.
• Remover uma conta: Remover, na linha da colega. Ela fica com os pacientes que tem nesse momento: se algum deve ficar na clínica, transfira-o antes.
• Sair da equipa: Sair da equipa, no fim do cartão. Quem é a única pessoa na administração tem de pôr outra antes de sair.

Cada conta só pode estar numa equipa de cada vez.

Privacidade e dados dos pacientes

A equipa foi pensada para a administração conseguir gerir a clínica sem ter acesso ao que é clínico. Da ficha de um paciente de uma colega, a administração vê só o nome, com quem está e as datas das consultas. Para ver a ficha, o paciente tem de estar na sua conta.

• Ao aceitar o convite, cada nutricionista é informada do que a administração passa a ver, e pode sair da equipa quando quiser.
• O paciente é avisado na app sempre que passa a ser acompanhado por outra nutricionista.
• Cada transferência fica registada: quem a fez, de quem, para quem e quando.
• Os pedidos dos pacientes sobre os seus dados (consultar, exportar, apagar) tratam-se na ficha, no separador RGPD, pela nutricionista que o acompanha nesse momento.

A política completa está em Privacidade.

Perguntas frequentes

A administração consegue abrir a ficha de um paciente de uma colega?

Não. Vê o nome, com quem está e as datas das consultas. Para abrir a ficha, transfere o paciente para a sua conta.

Transferi um paciente por engano. E agora?

Volte a transferi-lo. Pode fazê-lo quem o recebeu, na ficha do paciente, ou a administração, em Equipa › Pacientes. A ficha volta inteira.

A colega diz que não recebeu o convite.

Confirme que o email do convite é exatamente o email com que ela entra na beryvo. O convite não depende do email que recebe: aparece sempre em Definições › Equipa, na conta dela.

Aparece «Subscrição inativa» ao lado de uma colega. O que quer dizer?

Que essa conta não está ativa neste momento e, por isso, não pode receber pacientes transferidos. Numa equipa com plano isto não deve acontecer: se acontecer, fale connosco.

Importámos fichas antigas. Vamos pagar por elas?

Não. Um paciente importado só começa a contar quando tiver uma consulta, um plano alimentar publicado ou atividade na ficha.

Como baixamos o número de pacientes ativos?

Arquivando os pacientes que já não são acompanhados. Em Definições › Utilização, cada nutricionista vê quais dos seus contam e porquê.

Uma nutricionista pode estar em duas equipas?

Não. Cada conta está numa equipa de cada vez.

Funciona no telemóvel?

Sim. A página Equipa, as transferências e a gestão da equipa funcionam no telemóvel como no computador.

Precisamos de ajuda no arranque.

Escreva para [email protected]. Acompanhamos a clínica durante o primeiro mês.