Manual da beryvo

Primeiros passos

Quando entra pela primeira vez, o Início mostra uma lista curta de tarefas para deixar a conta pronta. Não precisa de fazer tudo no primeiro dia, mas estas cinco coisas fazem diferença logo na primeira semana:

1. Definições › Perfil profissional: nome, nome do consultório e cédula profissional. É o que os pacientes veem no portal, nos emails e nos planos em PDF.
2. Definições › Horário de trabalho: os dias e as horas em que aceita marcações. A página de marcação e o portal só mostram horas livres dentro deste horário.
3. Definições › Tipos de consulta e preços: primeira consulta, seguimento, online, etc., com a duração e o preço de cada uma.
4. Pacientes › Importar: se já tem pacientes noutro programa ou numa folha de Excel, traga-os de uma vez (explicado na secção Pacientes).
5. Definições › Integrações: ligar o Google Calendar, se o usa. É opcional.

Dica: Em qualquer ecrã, carregue em Ctrl+K (ou Cmd+K no Mac) para procurar um paciente, uma receita ou uma página sem andar pelos menus.

Pacientes

A lista de pacientes mostra quem está ativo, em pausa ou inativo, e se já tem acesso ao portal. Para criar um paciente, carregue em Novo paciente e preencha o que souber. Só o nome é obrigatório; o resto pode ser completado na primeira consulta.

A ficha do paciente

Cada ficha está dividida em separadores:

• Geral: contactos, dados base e um resumo do que se passou recentemente.
• Histórico clínico: patologias, alergias e intolerâncias, medicação, histórico familiar, hábitos, atividade física, sono e objetivo principal. As alergias registadas aqui geram um aviso automático quando põe num plano um alimento que as contém.
• Evolução: as avaliações antropométricas ao longo do tempo (ver secção própria).
• Cálculo nutricional: taxa metabólica basal, gasto energético total e distribuição de macronutrientes, guardados com a data e os dados usados.
• Consultas, Planos alimentares, Diário alimentar, Documentos e exames, Pagamentos e Mensagens: tudo o que diz respeito a este paciente, sem ter de procurar noutro lado.
• Portal: dar ou retirar o acesso à app do paciente.
• RGPD: consentimento, registo de acessos e, se o paciente pedir, exportação ou eliminação dos dados.

Importar pacientes de outro programa

Em Pacientes › Importar pode carregar um ficheiro CSV ou Excel. A beryvo mostra as primeiras linhas e pede-lhe para dizer que coluna corresponde a quê (nome, email, telefone, data de nascimento…). As colunas que não interessam ficam de fora. Antes de gravar, vê o resultado e pode corrigir.

Da mesma forma pode importar o histórico de avaliações (peso, perímetros, massa gorda…). Cada linha é associada ao paciente pelo email ou pelo nome.

Dar acesso ao portal

No separador Portal da ficha, escolha uma de duas formas: enviar um email com um link para o paciente criar a própria password, ou gerar uma password temporária para lhe entregar em mão ou por mensagem. Pode retirar o acesso a qualquer momento, sem apagar nada.

Também pode convidar alguém que ainda não é paciente: a pessoa recebe um link, cria a conta e preenche ela própria os dados pessoais e clínicos. A ficha aparece do seu lado quando o registo fica concluído.

Agenda

A agenda tem vista de dia, semana e mês. No computador, a semana aparece em grelha por horas; no telemóvel, em lista por dia. Para marcar, carregue em Nova consulta ou clique diretamente numa hora vazia da grelha.

Mudar uma consulta de hora

Na vista de semana, arraste a consulta para a nova hora. A beryvo pergunta o que quer fazer:

• Enviar proposta ao paciente: ele recebe um email com dois botões, aceitar ou recusar. Até responder, a consulta fica na hora original. Se aceitar, muda; se recusar, fica como estava. Em qualquer caso recebe um aviso na app e por email.
• Mudar já, sem pedir confirmação: para quando já combinaram por telefone.

A hora proposta aparece a tracejado na agenda enquanto espera resposta. Se clicar nela, pode retirar a proposta.

Pedidos de marcação

Quando um paciente marca pela página pública ou pelo portal, a consulta chega como pedido pendente, no topo da agenda. Abra o pedido e confirme, ou recuse e sugira outra hora. O paciente é avisado por email nos dois casos.

Lembretes e confirmação de presença

Na véspera, cada paciente recebe um email de lembrete com dois botões: confirmar a presença ou pedir para remarcar. A resposta aparece na agenda com um sinal ao lado do nome, verde se confirmou e vermelho se pediu para remarcar. Os pacientes com a app instalada recebem também uma notificação.

Bloquear períodos e lista de espera

Bloquear período serve para férias, formações ou uma tarde livre: ninguém consegue marcar por cima. Por baixo da agenda fica a lista de espera, onde pode apontar quem quer vaga mais cedo (pacientes ou contactos novos), para ligar quando alguém desmarcar.

Google Calendar e Google Meet

Em Definições › Integrações pode ligar a sua conta Google. A partir daí, cada consulta marcada na beryvo aparece no seu Google Calendar, e as alterações passam de um lado para o outro. As horas ocupadas no seu calendário pessoal também deixam de aparecer como livres na página de marcação. Nas consultas online, o link do Google Meet é criado sozinho e aparece ao paciente na app.

Se trabalha em mais do que um sítio, crie os locais em Definições e escolha o local em cada consulta. A agenda pode ser filtrada por local.

Página de marcação online

Cada conta tem uma página pública onde qualquer pessoa pode pedir consulta, mesmo sem ser paciente. O endereço está em Definições › Página pública de marcação, com um botão para copiar. Pode pô-lo no Instagram, no site, no Google ou numa mensagem de WhatsApp.

A pessoa escolhe o tipo de consulta, vê as horas livres (de acordo com o seu horário, as consultas já marcadas e os períodos bloqueados), deixa nome, email e telefone, e o pedido chega-lhe para aprovar. Se ainda não existir, a ficha é criada automaticamente.

Se ativar os pagamentos online, pode pedir um sinal na marcação. O valor define-se em cada tipo de consulta. Quem paga um sinal falta muito menos.

Durante a consulta

Clique na consulta, no Início ou na agenda, e escolha Abrir modo consulta. Abre um ecrã pensado para a sessão: de um lado o contexto do paciente (últimas medições, plano atual, alergias), do outro as notas da consulta, que se vão guardando sozinhas. Se fechar o separador a meio, não perde nada.

Terminar a consulta

No fim, Terminar consulta junta num só passo o que costuma ficar para depois:

• como correu (realizada ou o paciente faltou);
• o pagamento, se houver;
• a marcação da próxima consulta;
• o relatório de progresso em PDF, para enviar ao paciente;
• uma mensagem para o paciente, que chega ao portal.

Resumo da consulta (planos Profissional e Premium)

A partir das notas, a beryvo escreve um resumo organizado e sugere tarefas e atualizações para a ficha. Nada é guardado sem a sua confirmação: aceita o que estiver certo e ignora o resto.

Gravação da consulta (plano Premium)

Com autorização do paciente, pode gravar a consulta, presencial ou online, e receber a transcrição e o resumo quando termina. A autorização pode ser dada pelo paciente no portal ou registada por si, na consulta. O texto do consentimento e a duração máxima de cada gravação definem-se em Definições. O áudio é apagado assim que a transcrição fica pronta.

Planos alimentares

Os planos são semanais: sete dias, cada um com as refeições que quiser (pequeno-almoço, meio da manhã, almoço…). Em cada refeição pode pôr alimentos com a quantidade, uma receita da sua biblioteca ou texto livre, e opções alternativas. As calorias e os macronutrientes de cada refeição, de cada dia e da média da semana são calculados à medida que escreve.

Criar um plano

1. Na ficha, separador Planos alimentares, carregue em Novo plano.
2. Comece do zero ou a partir de um modelo da sua biblioteca.
3. Preencha o primeiro dia e use Copiar este dia para repetir o que se mantém nos outros.
4. Quando estiver pronto, carregue em Publicar. Só a partir daí o paciente o vê no portal.

Ferramentas do editor

• Ajustar porções: se o alvo calórico mudar, a beryvo recalcula as quantidades do plano inteiro de uma vez.
• Aviso de alergias: se um alimento colidir com as alergias da ficha, aparece um aviso.
• Suplementação: uma área própria para suplementos, doses e horários.
• Rótulos de dia: por exemplo, dia de treino e dia de descanso.
• PDF e lista de compras: exporte o plano com o seu nome e logótipo, e gere a lista de compras da semana, agrupada.
• Sugestão de plano (planos Profissional e Premium): a beryvo propõe um plano a partir da ficha e do cálculo nutricional, que depois revê e ajusta antes de publicar.

Modelos, receitas e equivalências

Em Planos alimentares, no menu, guarda os modelos que reutiliza com frequência. Em Receitas cria receitas com ingredientes; os valores nutricionais são calculados a partir deles e a receita pode ser posta diretamente numa refeição ou enviada a um paciente. As Listas de equivalência dão ao paciente alternativas dentro do mesmo grupo (por exemplo, trocar 30 g de pão por 20 g de aveia).

Evolução e relatório de progresso

Em cada avaliação regista peso, perímetros, pregas, composição corporal e o que mais usar. O separador Evolução mostra os gráficos, a comparação entre a primeira avaliação e a atual e uma trajetória prevista: a partir do ritmo dos últimos registos, a beryvo estima quando o paciente chega ao objetivo.

O relatório de progresso é um PDF com esta informação, com o seu nome e logótipo, pronto a enviar pelo portal ou a imprimir. O paciente vê a própria evolução na app, e recebe um resumo mensal por email.

Diário alimentar

O paciente regista o que come na app, refeição a refeição. Pode escrever, ler o código de barras de um produto embalado ou tirar uma foto ao prato. Com a foto, a beryvo sugere uma estimativa de calorias e macronutrientes, que o paciente confirma ou corrige antes de guardar.

Do seu lado, vê os registos arrumados por dia e por refeição na ficha, ou os últimos registos de todos os pacientes em Diário alimentar, no menu. Assim chega à consulta a saber como correu a semana, sem ninguém ter de lhe mandar capturas de ecrã.

As estimativas por foto estão incluídas nos planos Profissional e Premium, com um número por mês que pode acompanhar em Definições › Utilização.

Documentos e análises

No separador Documentos e exames guarda análises, relatórios e outros ficheiros (PDF, JPG, PNG ou HEIC, até 15 MB). O paciente vê estes ficheiros no portal e também pode enviar os seus, por exemplo as análises mais recentes.

Nos planos Profissional e Premium, a beryvo lê uma análise clínica e propõe os valores encontrados (glicemia, colesterol, ferritina…). Escolhe quais guardar, e esses valores passam a fazer parte do histórico do paciente.

Mensagens

Em Mensagens estão todas as conversas com pacientes que têm acesso ao portal, como numa app de mensagens: não lidas no topo e, se o paciente o permitir, a última vez que abriu a app. O paciente recebe um aviso por email (e notificação, se tiver a app instalada) quando lhe escreve.

Mensagem para todos

O botão Mensagem para todos serve para convidar para um workshop, avisar de férias ou anunciar uma novidade. Escreve uma vez e cada paciente recebe-a na sua própria conversa, como uma mensagem individual: ninguém vê quem mais a recebeu, e as respostas chegam a cada conversa. Pode escolher entre os pacientes ativos ou todos, e inserir o primeiro nome de cada um no texto. Para evitar envios repetidos por engano, há um limite de três por dia.

Comunidade

A comunidade é um fórum só para os pacientes da sua clínica, organizado por temas: Geral, Receitas, Motivação e Dúvidas. Está incluída nos planos Profissional e Premium e começa desligada; é você que decide ligá-la, em Comunidade.

Cada paciente entra só se quiser, depois de aceitar as regras, e pode publicar com o nome ou em anonimato. Em anonimato, os outros pacientes não veem quem escreveu, mas você vê sempre. Pode ocultar ou eliminar qualquer publicação ou comentário.

Dica: vale a pena avisar os pacientes para não partilharem diagnósticos, medicação ou dados que os identifiquem, e passar pela comunidade com alguma regularidade.

Pagamentos

Em Pagamentos regista o que cada paciente pagou e o que está por pagar, com data, valor, referência do recibo e, se for o caso, o pacote de consultas associado. No topo vê o total faturado no mês e no ano e quanto está em dívida, por paciente.

Pagamentos online

Se quiser que os pacientes paguem por cartão, MB WAY ou Multibanco, ligue a sua conta Stripe em Definições › Pagamentos online. A beryvo guia o processo; demora poucos minutos e precisa do NIF, de uma morada e do IBAN onde quer receber. O dinheiro vai diretamente para a sua conta, e o pagamento fica registado na beryvo sozinho.

A Stripe envia um recibo ao paciente, mas esse recibo não é uma fatura. Continue a emitir a fatura-recibo no Portal das Finanças ou no seu programa de faturação.

A app do paciente

O paciente entra em beryvo.com com o email e a password. No telemóvel, pode instalar a app a partir do browser (Adicionar ao ecrã principal), sem passar por lojas de apps. O ecrã Hoje mostra o que interessa naquele dia:

• a próxima consulta, com o botão para confirmar a presença e, nas consultas online, o link da chamada;
• as refeições do plano para esse dia;
• o atalho para registar no diário;
• as mensagens por ler.

No menu tem ainda o plano completo e a lista de compras, as receitas que lhe enviou, a evolução, os documentos, as mensagens, a marcação de consultas e, se estiver ligada, a comunidade. A app está em português e em inglês; o paciente escolhe o idioma.

A app é gratuita para o paciente. Só o nutricionista paga a subscrição.

Proteção de dados

Cada conta só acede aos dados dos próprios pacientes, com essa regra aplicada na base de dados e não apenas no ecrã. Os dados estão alojados na União Europeia e a comunicação é sempre cifrada.

No primeiro acesso ao portal, o paciente dá o consentimento para o tratamento dos dados. Se preferir, pode registar o consentimento por si, no separador RGPD, com uma nota sobre a forma como foi recolhido. No mesmo separador vê quem acedeu à ficha e quando, e pode exportar ou apagar todos os dados do paciente, se ele o pedir.

Em Definições › Exportação de dados exporta a lista de pacientes e a de pagamentos em CSV, para abrir no Excel.

Planos, preços e faturação

Os primeiros 7 dias são grátis, sem cartão, com tudo incluído e até 10 pacientes. No fim escolhe um plano: Essencial, Profissional ou Premium. O preço depende do plano e do número de pacientes ativos.

Um paciente ativo é um paciente acompanhado nos últimos 90 dias (com consulta, plano ou registo). Os pacientes arquivados não contam para o limite e o histórico fica guardado. Se passar o limite, nada é bloqueado de imediato: recebe um aviso e tem um período para arquivar pacientes sem atividade ou mudar de escalão.

Em Definições › O seu plano vê o plano atual, a utilização do mês e, através do portal da Stripe, atualiza o cartão, descarrega faturas ou cancela. Não há fidelização: o cancelamento vale no fim do período já pago.