Como reduzir as faltas às consultas de nutrição

Uma falta sem aviso custa a hora da consulta e, muitas vezes, mais do que isso: o paciente que falta uma vez tem mais probabilidade de abandonar o acompanhamento. A boa notícia é que a maior parte das faltas tem causas previsíveis, e resolvem-se com rotinas simples.

Porque é que os pacientes faltam

• Esqueceram-se, sobretudo quando a consulta foi marcada há várias semanas.
• Não tinham uma forma fácil de desmarcar e acabaram por não aparecer.
• Perderam a motivação porque não viram resultados, ou porque se sentem «em falta» com o plano.
• Surgiu um imprevisto de trabalho ou de família.

1. Lembrete na véspera, com confirmação

Um lembrete 24 a 48 horas antes resolve a maior parte dos esquecimentos. Funciona melhor quando pede uma resposta: «confirmo» ou «preciso de outra hora». Quem não confirma recebe um contacto seu no próprio dia, e a hora não fica em risco até ao último minuto.

2. Tornar a desmarcação fácil

Parece contraintuitivo, mas um paciente que desmarca com um dia de antecedência é muito melhor do que um que simplesmente não aparece. Se desmarcar exige telefonar em horário de expediente, muitos desistem de avisar. Com um botão no lembrete, a hora fica livre a tempo de a dar a outra pessoa.

3. Ter uma lista de espera

Horas libertadas só valem se as conseguir preencher. Uma lista de espera com os pacientes que querem uma consulta mais cedo transforma uma desmarcação numa consulta dada.

4. Marcar a próxima consulta antes de o paciente sair

No fim da consulta, com o plano fresco e a motivação alta, é o melhor momento para marcar a seguinte. Deixar para «depois eu ligo» é a forma mais comum de um acompanhamento acabar sem ninguém decidir que acabou.

5. Política de cancelamento clara, e um sinal nas primeiras consultas

Defina um prazo para desmarcar sem custos (24 horas é o mais comum) e diga-o por escrito na marcação. Nas primeiras consultas marcadas online, pedir um sinal ou o pagamento antecipado reduz as marcações feitas por impulso, sem afastar quem vem mesmo.

6. Manter o contacto entre consultas

Um paciente que vê o plano no telemóvel, regista refeições e recebe uma resposta quando tem uma dúvida sente que o acompanhamento continua. É menos provável que falte a uma consulta de um processo em que está envolvido.

Meça para saber se está a resultar

Conte, todos os meses, as consultas marcadas, as desmarcadas com antecedência e as faltas sem aviso. Sem números, é difícil saber se a política de cancelamento ou os lembretes estão a fazer diferença.

Na beryvo, os lembretes seguem por email com botões para confirmar ou pedir para remarcar, há lista de espera e a página de marcação online pode pedir sinal ou pagamento total por cartão.