Trabalhar com uma assistente: o que delegar e o que manter consigo

A partir de um certo número de consultas, o tempo passado ao telefone, a remarcar e a cobrar começa a pesar mais do que as próprias consultas. Uma assistente, a tempo parcial ou partilhada com colegas, pode libertar várias horas por semana.

O que faz sentido delegar

• Marcações, remarcações e desmarcações.
• Confirmação das consultas do dia seguinte.
• Lista de espera e preenchimento de horas libertadas.
• Registo de pagamentos e emissão de faturas.
• Contactos de primeira linha: dúvidas sobre preços, horários e localização.

O que fica consigo

• Anamnese, avaliação e planos alimentares.
• Resposta a dúvidas clínicas dos pacientes.
• Análises e documentos de saúde.

Proteger os dados clínicos

Pelo princípio da minimização do RGPD, cada pessoa deve aceder só ao que precisa para a sua função. Uma assistente que trata da agenda precisa do nome, do contacto e da hora da consulta, não do histórico clínico. Com fichas em papel ou numa pasta partilhada, isto é difícil de garantir; num software com perfis, é uma definição.

Combinar regras

• Um guião para as perguntas mais frequentes ao telefone.
• Uma política de cancelamento escrita, que a assistente aplica.
• Contas pessoais, nunca a sua password partilhada.
• Um acordo de confidencialidade, mesmo com familiares a ajudar.

Na beryvo, convida quem trabalha consigo para a sua equipa, com conta própria: trata da agenda, das marcações e dos contactos e vê as alergias registadas, sem acesso ao resto da ficha clínica. Pode ainda permitir, se quiser, que trate dos pagamentos ou dos planos alimentares.