Software para nutricionistas grátis: o que existe e o que custa a seguir

Há software para nutricionistas grátis, mas quase nunca é grátis para sempre nem completo. O que existe são planos gratuitos com limites, períodos experimentais e folhas de cálculo feitas por si. Para quem está a começar, qualquer um serve. O custo aparece mais tarde: em horas gastas em cada plano, em dados de saúde guardados sem as garantias que o RGPD pede e no trabalho de mudar tudo de sítio quando a agenda enche.

O que quer dizer «grátis»

Na prática, «grátis» quer dizer uma de três coisas, e convém saber qual antes de passar as primeiras fichas para lá.

Um plano gratuito permanente tem de ser pago por alguém. Muitas vezes, pelos clientes dos planos superiores, o que é um modelo legítimo. Outras vezes, pela publicidade ou pelo uso dos dados, o que num programa com dados de saúde não é aceitável. Leia a política de privacidade antes de criar a primeira ficha.

As opções gratuitas e os seus limites

Excel e Google Sheets

O Google Sheets e a versão web do Excel podem usar-se sem pagar, com uma conta pessoal. Com a tabela de composição de alimentos do INSA, que é pública, consegue montar uma folha que soma a energia e os macronutrientes de cada refeição. É a opção mais flexível e a que mais tempo consome: cada plano é uma cópia de outro, as medidas caseiras convertem-se à mão e uma fórmula arrastada para a linha errada muda o total do dia sem aviso. Os prós e contras estão em pormenor no artigo Excel ou software para planos alimentares.

Apps genéricas de agenda

Calendários e apps de marcação genéricas têm, muitas vezes, um plano gratuito que resolve a marcação e os lembretes. O limite é que não sabem o que é uma consulta de nutrição: a ficha, as medições e o plano ficam noutro sítio, e acaba com o mesmo paciente em três ferramentas que não falam entre si. Cada mudança de contacto passa a ser feita três vezes.

Apps de dieta para o consumidor

As apps de contagem de calorias e de diário alimentar pensadas para o público são gratuitas para o paciente e úteis para registar o que come. Mas foram feitas para a pessoa se gerir sozinha, não para o nutricionista: em regra não têm ficha clínica nem um plano feito por si, e os dados ficam na conta do paciente, com as regras da app. Pedir capturas de ecrã do diário antes da consulta funciona, mas dá trabalho a ambos e não fica registado em lado nenhum.

Os custos escondidos

Horas por plano

O custo mais alto de uma ferramenta grátis é o tempo. Se cada plano demora mais meia hora do que precisava, essa meia hora repete-se em todos os pacientes, todas as semanas. É tempo que não vai para consultas, para formação nem para descanso, e que raramente se mede, porque está espalhado por noites e fins de semana.

RGPD e dados de saúde

Peso, análises e patologias são dados de saúde, uma categoria especial no RGPD (artigo 9.º). Quando os guarda num serviço de terceiros, esse fornecedor é um subcontratante: tem de haver um contrato com as garantias do artigo 28.º e medidas de segurança adequadas ao risco (artigo 32.º). As versões profissionais das ferramentas de escritório costumam oferecer esse contrato; numa conta pessoal gratuita, confirme nos termos se existe antes de lá pôr fichas clínicas. O essencial do que se aplica à consulta está no guia de RGPD para nutricionistas.

Há também o risco do dia a dia: ficheiros com fichas no portátil, anexos no email, cópias no telemóvel. Quando um paciente pede para apagar os seus dados (artigo 17.º), tem de saber onde estão todos.

Mudar de sistema mais tarde

Quanto mais tempo fica numa ferramenta, mais caro é sair: fichas, medições, planos e mensagens acumulam-se. Se a opção gratuita não exporta os dados num formato que abre no Excel, ou só o faz no plano pago, a saída custa dinheiro na mesma, só que mais tarde e com pressa. Antes de começar, confirme que consegue exportar tudo, e faça uma exportação de teste.

Quando compensa pagar

A conta que interessa não é «grátis contra mensalidade», é «mensalidade contra horas poupadas». Uma forma simples de a fazer:

Um exemplo, com números inventados só para mostrar a conta (substitua pelos seus):

Duas ressalvas. Uma hora poupada só vale o preço de uma consulta se a ocupar com consultas; se não, vale o descanso, que também conta. E os tempos variam muito de pessoa para pessoa: cronometre dois ou três planos seus antes de decidir, em vez de confiar em estimativas, incluindo as deste exemplo.

Há ganhos que não entram nesta conta e que pesam na decisão: menos faltas com lembretes automáticos, pacientes que veem o plano no telemóvel em vez de perderem a folha, menos telefonemas para marcar e um único sítio para a ficha, a agenda e os pagamentos.

Como experimentar sem compromisso

1. Prefira períodos experimentais que acabam sem cobrança automática: se se esquecer de cancelar, não paga nada.
2. Teste com um paciente fictício ou com dois ou três pacientes novos, não com a sua base inteira.
3. Refaça um plano que fez na semana passada e cronometre.
4. Envie o plano para o seu telemóvel, para ver o que o paciente recebe.
5. Exporte os dados no fim do teste, para confirmar que consegue sair.
6. Leia o contrato de tratamento de dados e veja onde ficam alojados (dentro da União Europeia é o mais simples).

As dez perguntas a fazer a qualquer fornecedor estão no artigo sobre como escolher um software para nutricionistas.

Este artigo é informação geral e não substitui aconselhamento jurídico sobre proteção de dados. Os valores da tabela são um exemplo e não correspondem a nenhum programa em concreto.

A beryvo tem um período experimental de 7 dias grátis, com todas as funcionalidades; depois, os preços começam em 19 € por mês com IVA no 1.º ano (29 € depois). Os dados ficam guardados na União Europeia e pode exportar os registos nas Definições, enquanto a conta existir.